فرآیند های کسب و کار

منظور از کسب و کار (Business) چیست؟

فرآیندها مجموعه‌ای از مراحل و تصمیمات هستند که در انجام کارها نقش دارند و در همه جنبه‌های زندگی، از اوقات فراغت تا کار، به چشم می‌خورند. به طور مثال، فرآیندهایی مانند آماده کردن صبحانه، سفارش دادن، تدوین بودجه، تریاژ بیمار، تمیز کردن اتاق، تعویض روغن ماشین و سوخت‌گیری هواپیما هر کدام شامل فعالیت‌های مرتبطی هستند و ورودی‌ها را به خروجی‌های مورد نظر تبدیل می‌کنند. به عنوان نمونه، فرآیند تمیز کردن اتاق، ورودی یک اتاق بهم‌ریخته را به خروجی یک اتاق مرتب تبدیل می‌کند. در دنیای کسب‌وکار نیز مفهوم فرآیند وجود دارد که به آن “فرآیند کسب‌وکار” می‌گویند و پایه و اساس هر سازمانی بر مبنای این فرآیندها بنا شده است.

کسب و کار به هر نوع فعالیت یا سازمانی گفته می شود که با هدف ارائه کالا یا خدمات و کسب سود انجام می شود یا بوجود می آید. افراد یا گروه هایی با استفاده از منابع مختلف مانند سرمایه، نیروی انسانی و تکنولوژی، کالاها یا خدماتی تولید کرده و آن ها را به مشتریان یا مصرف کنندگان ارائه می کنند. هدف اصلی کسب و کارها ایجاد درآمد و ارزش اقتصادی است. اما برخی از آنها علاوه بر سودآوری، ممکن است اهداف اجتماعی یا فرهنگی نیز داشته باشند.

فرآیند های کسب و کار و مدیریت آنها (BPM)

فرآیند های کسب و کار مجموعه ای از اقدانات و وظایف مرتبط و منظم است که یک سازمان برای تولید کالا یا ارائه خدمات به کار می گیرد. این فرآیند شامل چندین فعالیت یا رویه به هم پیوسته است که در نهایت به دستیابی به یک هدف مشخص در کسب و کار یا سیاست گذاری کمک می کند و معمولاً در چارچوب چارت سازمانی و نقش های کلیدی و روابط آن ها تعریف می شود.

فرآیند های کسب و کار به سه دسته اصلی تقسیم می شوند: فرآیندهای عملیاتی که ارزش اصلی سازمان را ایجاد می کنند، فرآیندهای مدیریتی که بر نظارت و راهبری فعالیت های سازمان متمرکزند و فرآیندهای پشتیبانی که با ارائه خدماتی مانند حسابداری و فناوری اطلاعات، از فرآیندهای عملیاتی حمایت می کنند.

فرآیندهای عملیاتی

فرآیندهای عملیاتی به آن دسته از فرآیندهایی گفته می شود که برای اجرای فعالیت های کسب و کار و ارائه محصولات یا خدمات به مشتریان ضروری هستند. این فرآیندها شامل تولید محصولات، تدارکات و خرید، فروش و بازاریابی، تحویل محصول و ارائه خدمات می‌شوند و نقش کلیدی در جریان ارزش‌گذاری و موفقیت سازمان دارند.

فرآیندهای مدیریتی

فرآیندهای مدیریتی به مجموعه از فرآیندها اطلاق می شود که مرتبط با تصمیم گیری مدیران و تعیین استراتژی های کسب و کار هستند. این فرآیندها شامل تعیین بودجه، وضع قوانین و خط مشی های کسب و کار، و آماده سازی زیر ساخت ها لازم برای فعالیت سازمان می شوند. این فرآیندها نقش حیاتی در راهبری و مدیریت کلان کسب و کار دارند.

فرآیندهای پشتیبانی

فرآیندهای پشتیبانی به آن دسته از فرآیندهایی گفته می شود که جز فرآیندهای اصلی (عملیاتی) نیستند اما نقش مهمی در بهبود  و هموارسازی این فرآیندها ایفا می کنند. این فرآیندها شامل پشتیبانی فنی، پشتیبانی نرم افزاری، خدمات مرکز تماس، و فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی  هستند و با ارائه خدمت زیر ساختی و پشتیبانی، به کارآمدتر شدن فرآیندهای اصلی کسب و کار کمک می کنند.

اهمیت فرآیند های کسب و کار و مدیریت آنها

کسب و کارهایی که ازمدیریت فرآیند های کسب و کار (BPM) بهره می برند، توانایی بیشتری در انطباق با تغییرات بازار دارند و بهتر می توانند با شرایط جدید سازگار شوند. این رویکرد به سازمان ها کمک می کند تا با شفاف سازی و بهینه سازی فرآیندها، زمان، سرمایه و انرژِ خود را از انجام امور غیر ضروری و ناکارآمد صرفه جویی کنند.

با این روند، کسب‌وکارها می‌توانند به جای پرداختن به مسائل تکراری و غیرموثر، بر روی نوآوری و توسعه استراتژیک تمرکز کنند. BPM همچنین موجب بهبود هماهنگی میان بخش‌های مختلف سازمان می‌شود و این امکان را فراهم می‌آورد که فرآیندها به طور مداوم مورد ارزیابی و بهینه‌سازی قرار گیرند. این فرآیندهای بهینه‌شده می‌توانند به تسریع در واکنش به تغییرات بازار و ارتقاء رقابت‌پذیری سازمان کمک کنند، که در نهایت به رشد پایدار و موفقیت بیشتر در بازار رقابتی منجر خواهد شد.

اهمیت طراحی فرآیندهای کسب و کار برای یک سازمان

طراحی و اجرای فرآیند های کسب و کار در یک سازمان مزایای زیادی را به همراه دارد. این اقدامات به کاهش خطرات و حذف تعدیل‌های کاری کمک می‌کنند، در نتیجه هزینه‌ها به حداقل می‌رسد. همچنین، بهبود همکاری و چابکی سازمان را افزایش داده و عملکرد کلی را ارتقا می‌دهند. با این تغییرات، راندمان بالاتر و انطباق بهتری با الزامات داخلی و خارجی حاصل می‌شود، که در نهایت منجر به بهبود کلی در کیفیت و بهره‌وری سازمان خواهد شد.

مدیریت فرآیند های کسب و کار

مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM (Business Process Management)، روشی است سیستماتیک برای بهبود فرآیندهای کسب و کار.

این رویکرد شامل موارد زیر است:

• تعریف
• طراحی
• مدلسازی
• اجرا
• نظارت
• بهینه سازی

به عبارت دیگر، هدف اصلی BPM ارتقاء کارایی، افزایش کیفیت خدمات، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه مشتریان است.

مدل Business Process Management Notation (BPMN)

BPMN که مخفف عبارت Business Process Modeling and Notation است، به مجموعه‌ای از نمادهای خاص بری مدلسازی فرآیند های کسب و کار اشاره دارد. این مدل به سازمان ها کمک می کند تا فرآِند های کسب و کار خود را به طور ساده و استاندارد طراحی و پیاده سازی کنند. با استفاده از BPMN می توان به راحتی فرآیندهای مختلف را در نرم افزار های فناوری اطلاعات پیاده سازی کنند.

BPMN استانداردی برای نمایش بصری فرآیندهای کسب و کار ارائه می‌دهد که شامل نمادهای متنوعی است. این نمادها برای تحلیلگران کسب و کار اهمیت‌های مختلفی دارند.

با استفاده از این نمادهای گرافیکی،  BPMNنه تنها درک سازمان‌ها از فرآیندهای داخلی را بهبود می‌بخشد، بلکه انتقال و تطبیق این فرآیندها را به شیوه‌ای استاندارد و قابل فهم تسهیل می‌کند. این روش باعث می‌شود سازمان‌ها بتوانند به سرعت خود را با تغییرات جدید در محیط تجاری هماهنگ کنند و ارتباطات بهتری با شرکای تجاری خود برقرار سازند.

مزایای استفاده از BPMN

استفاده از BPMN (مدل‌سازی و نشانه‌گذاری فرآیند های کسب و کار) مزایای متعددی دارد، از جمله:

شفافیت فرآیندها

با استفاده از علائم استاندارد BPMN، سازمان‌ها می‌توانند فرآیند های کسب و کار خود را به صورت گرافیکی (بصری) و شفاف مدل‌سازی کنند، که باعث درک بهتر از فعالیت‌ها و رویه‌های داخلی می‌شود.

بهبود و درک بهتر ارتباطات سازمانی

این مدل با استفاده از یک زبان بصری مشترک و استاندارد، به افراد با سمت های مختلف در سازمان (مدیران، تحلیلگران و تیم‌های فنی) امکان می‌دهد تا به‌راحتی فرآیندها را درک و در مورد آن‌ها بحث کنند.

تسهیل پیاده سازی نرم افزاری

مدل های طراحی شده BPMN می توانند به راحتی در سیستم های نرم افزاری مانند BPMS (سیستم های مدیریت فرآیند های کسب و کار) پیاده سازی و اتوماسیون شوند.

انعطاف پذیری و سازگاری

مدل BPMN به سازمان ها این امکان را می دهد تا فرآِیندهای خود را با تغییرات داخلی و یا شرایط محیطی به سرعت تغییر دهند.

یکپارچگی با سایر سیستم‌ها

به دلیل استاندارد بودن، BPMN امکان یکپارچگی راحت تر فرآیند های کسب و کار با سایر سیستم‌ها و فناوری‌های مورد استفاده در سازمان را فراهم می‌کند.

فعالیت های سان اوج پویان اسپادانا در زمینه فرآیند های کسب و کار

شرکت دانش بنیان سان اوج پویان اسپادانا با تیمی از متخصصان مجرب با بیش از 20 سال سابقه، در این زمینه خدمات زیر را ارائه می دهد:

• تحلیل و طراحی فرآیندها با استفاده از زبان BPMN.
• تهیه شناسنامه فرآیندها بر اساس الگوهای استاندارد بین‌المللی.
• بهره‌گیری از چارچوب‌های بین‌المللی مانند APQC.
• بهبود فرآیندها.
• طراحی فرآیندها در تمامی سطوح.